Gérer ses messages électroniques

Créer plusieurs adresses	Organiser le stockage des nouveaux messages
Ventiler les nouveaux messages	Diminuer le nombre de messages indésirables

Abonné à quelques listes de diffusion, utilisateur de la messagerie électronique et / ou internaute actif, vous recevez trop de messages et n'arrivez plus à les lire en temps et en heure. Cette situation n'est pas inéluctable. Un changement d'organisation et une meilleure utilisation des fonctions de gestion des messages de votre logiciel de messagerie peuvent améliorer la situation.

Les utilisateurs de Microsoft Outlook Express 6.x (et 5.x, mais avec peut-être quelques différences mineures) trouveront ici un petit guide qui les aidera à mettre en oeuvre quelques procédures de gestion des messages.

Créer plusieurs adresses

Sans multiplier les adresses électroniques, en disposer de plusieurs s'avère utile pour optimiser la gestion du flux de messages. Il est ainsi possible de spécialiser les adresses en fonction des situations de communication :

	Une adresse professionnelle, qui peut-être votre adresse académique, pour toutes les communications officielles et concernant l'exercice de votre fonction d'enseignant. Cette adresse pourrait aussi être utilisée pour les listes de diffusion Éducation Nationale, telles qu'ecogest, les listes d'économie gestion académiques, ... Elle doit être utilisée dans le respect de la charte édictée par l'institution qui met cette adresse à votre disposition (charte de l'académie de Lille, ...).
	Une adresse "information", qui peut être créée auprès d'un prestataire comme La Poste, pour les communications sur les listes de diffusion professionnelles privées non gérées par l'Éducation Nationale (salles-info, ...) et pour toutes les communications non officielles tenant au métier d'enseignant (communications syndicales, communications avec des associations de professeurs, ...).
	Une adresse "forum", qui peut être un alias de votre adresse "information" ou une adresse crée auprès d'un autre prestataire, pour toutes les communications sur les forums de discussion (newsgroups Microsoft, ...), votre site personnel, les formulaires de demande d'informations que vous devriez remplir pour accéder à des ressources, ... Des utilitaires permettent de collecter facilement les adresses électroniques mentionnées ou utilisées sur les forums de discussion publics et sur les sites. Utiliser une adresse spécifique permettra de mettre en place des règles de gestion des messages plus performantes.
	Une adresse personnelle, qui peut-être celle créée chez votre fournisseur d'accès, pour toutes vos communications personnelles.
	Une adresse "publicité", qui peut être un alias de votre adresse "information" ou une adresse créée auprès d'un autre prestataire, pour toutes les communications commerciales. Elle pourra faire l'objet de règles de gestion des messages particulièrement drastiques (suppression automatique des messages sur le serveur, ...).

 

Organiser le stockage des nouveaux messages

Créer des dossiers et des sous-dossiers permet de faciliter l'identification des messages et la priorité de lecture qu'il convient de leur apporter. Par défaut, tous les nouveaux messages arrivent dans la Boîte de réception. Nous allons créer des sous-dossiers qui permettront de ventiler les messages en fonction de leur nature. Nous souhaitons rediriger les messages en provenance de la liste de diffusion Ecogest dans un sous-dossier, que l'on nommera ecogest.

	Ouvrir Outlook Express, sélectionner le dossier Boîte de réception puis à l'aide du menu contextuel (bouton droit de la souris) sélectionner Nouveau dossier.
	Saisir le nom du sous-dossier Ecogest puis cliquer sur le bouton Ok.

La quasi totalité des messages publiés sur la liste de diffusion Ecogest contiennent dans l'objet du message un préfixe indiquant leur nature :

• [éco] pour les sujets concernant l'économie (macro-économie, micro-économie, etc.),
• [dt] pour les sujets concernant le droit (droit civil, droit commercial, droit du travail, droit de l'informatique, etc.),
• [tic] pour les sujets conernant les technologies de l'information et de la communication, informatique, etc,
• [cpta] pour les sujets concernant la gestion comptable,
• [adcm] pour les sujets concernant la gestion administrative et commerciale (communication, mercatique, etc.),
• [mage] pour les sujets concernant le management,
• [métier] pour les sujets concernant le métier d'enseignant (pédagogie, référentiel, formation  continue des enseignants, préparation aux concours, mutations, etc.),
• [divers] pour les sujets concernant les concours "entreprises cadettes", la taxe d'apprentissage, le salon de l'éducation, etc.

Nous allons utiliser ces préfixes pour ventiler les messages en provenance d'écogest dans des sous-dossiers en fonction de leur nature.

Sélectionner le sous-dossier Ecogest et procéder à la création des nouveaux dossiers.

Sur le même principe, il est possible de créer des dossiers et des sous-dossiers pour d'autres natures de messages (messages personnels, messages officiels, autres listes de diffusion, ...).

Ventiler les nouveaux messages

La ventilation automatique des nouveaux messages dans les dossiers concernés passe par la réalisation de règles de message.

	Menu Outils, commandes Règles de message, Courrier...
	Cocher Lorsque la ligne De contient des personnes pour permettre la prise en compte de l'adresse de l'émetteur du message. Cocher Lorsque la ligne Objet contient des mots spécifiques pour permettre la prise en compte des préfixes indiquant la nature du message.
	Cocher Le déplacer  vers le dossier spécifié pour que le message soit automatiquement stocké dans le dossier adéquat.
	Cliquer sur le lien hypertexte contient des personnes pour spécifier l'adresse de l'émetteur.
	Saisir l'adresse électronique de la liste de diffusion Ecogest puis cliquer sur le bouton Ajouter.
	Cliquer sur le bouton Ok. Remarque : il est possible d'éviter la saisie de l'adresse électronique de l'émetteur en la sélectionnant dans le carnet d'adresses.
	Par défaut, Outlook Express applique la règle si tous les critères définis sont réunis. Il traduit cela par le "et". Remarque : il est possible de le configurer pour qu'il applique la règle si au minimum un des critères est respecté. Dans ce cas, il traduira cela par le "ou".
	Cliquer sur le lien hypertexte contient des mots spécifiques pour spécifier les critères de la ligne Objet. Saisir [adcm] puis cliquer sur le bouton Ajouter. Remarque : les préfixes indiquant la nature du message sur ecogest sont entre crochets.
	Cliquer sur le lien hypertexte spécifié pour sélectionner le dossier de destination du message. Dans le cas présent, il s'agit dossier Adcm. Cliquer sur le bouton OK.
	Donner un nom à la règle puis cliquer sur le bouton Ok. Remarque : L'utilisation d'un nom significatif simplifie la gestion des règles de message.
	La règle apparaît dans la liste des règles et est active. Pour désactiver temporairement une règle, il suffit de la décocher.

Tous les nouveaux messages que vous recevrez de la liste ecogest concernant la gestion administrative et commerciale (c'est à dire dont l'objet contient la séquence de texte [adcm]) seront automatiquement stockés dans le dossier ecogest, Adcm de la boîte de réception.

Il reste maintenant à reproduire la manipulation pour créer les autres règles de gestion des messages, notamment pour ceux en provenance d'Ecogest.

Diminuer le nombre de messages indésirables

Comme la grande majorité des internautes, vous devez régulièrement recevoir des messages non sollicités (spam). Dans leur grande majorité, il s'agit de messages publicitaires qui ne vous intéressent pas outre mesure et que vous supprimez sans même les lire. Avec un peu d'organisation, il est possible d'en diminuer considérablement  le nombre.

Utiliser une adresse électronique "publicité"

Vous vous demandez comment les émetteurs des messages publicitaires que vous recevez se sont procuré votre adresse électronique ? Participer à un forum de discussion ou à une liste de diffusion publique, mentionner son adresse sur une page web, remplir un formulaire sur un site, ... sont autant de possibilités supplémentaires pour un robot (logiciel) de capturer votre adresse pour abonder une base de données qui pourra être exploitée commercialement ou revendue.

Créez une adresse électronique "publicité" que vous utiliserez dans toutes les situations où vous êtes certain(e) que les messages que vous pourriez recevoir par ce biais n'on aucun intérêt pour vous. Il sera alors possible de créer une règle permettant la suppression automatique des messages sur le serveur.

	Sélectionner Lorsque la ligne A ou CC contient des personnes pour pouvoir indiquer votre adresse "publicité" comme destinataire.
	Sélectionner Le supprimer du serveur pour que les messages soient directement supprimés sur le serveur de messagerie. Remarque : Le message n'est alors pas rapatrié sur votre PC.
	Saisir votre adresse "publicité"

Tous les messages destinés à cette adresse "publicité" seront dès lors automatiquement supprimés sur le serveur de messagerie. Vous n'en aurez même pas connaissance.

Se désinscrire

Les messages publicitaires que vous recevez contiennent parfois un lien "Ne plus recevoir de messages de notre part", "Unsubscribe", "Se désinscrire", ... L'expéditeur vous offre normalement ainsi la possibilité de radier votre adresse électronique de sa base de données, vous évitant de ce fait de recevoir de nouveaux messages de sa part. Ne cliquez pas trop vite sur ce lien. En effet, il arrive parfois que ce faisant vous confirmiez la validité de votre adresse électronique à l'émetteur et recevrez alors encore plus de messages publicitaires.

La première chose à faire est de vérifier si votre adresse électronique figure dans la liste des destinataires. Si tel est le cas, pouvez utiliser le lien de désinscription sans trop de risques. Il arrive malheureusement que certains liens ne fonctionnent pas. Si votre adresse ne figure pas dans la liste des destinataires, à vous de juger au cas par cas. Il n'y a pas de règles en la matière. Votre adresse électronique peut être stockée dans la base de données utilisée pour l'envoi massif du dit message comme elle peut avoir été générée, plus ou moins au hasard, par un logiciel et dans ce cas vous ne feriez que confirmer la validité de votre adresse.

Quelques liens :

    - La loi pour la confiance dans l'économie numérique du 21 juin 2004
    - Le "dossier spam" de la CNIL
    - Le principe du courrier électronique sur le site Microsoft France
    - "L'encyclo pratique d'Outlook Express" de "L'internaute"
    - Les dossiers Outlook Express du site Arobase
    - La FAQ du NewsGroups d'Outlook Express
    - La FAQ du NewsGroups d'Outlook