8.Le droit des archives   8.1. Généralités 8.2. Définitions 8.3. Le régime de communication des archives publiques 8.4. Le régime de communication des archives privées

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8.2. Définitions

Il faut s’entendre sur la notion d’archives. La loi du 3 janvier 1979 donne une définition générale des archives avant d’entrer dans la distinction archives publiques/archives privées, chacune de ces catégories obéissant évidemment à un régime différent.
 

8.2.1. La notion générique d’archives

L'article 1er de la loi 79-18 du 3 janvier 1979 qualifie d’archives :

« L'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité... ».

Pour comprendre l’étendue de la notion d’archives, il peut être utile de décomposer les différents éléments contenus dans la définition.

Cette définition renvoie tout d’abord à deux notions clés de la science archivistique : le document, élément de base, et le fonds d'archives, entité organique.
 

1) Le document

Tout document : il n’y a pas de véritable notion juridique de document. On peut le définir comme tout support d'information.

Quelle que soit sa date : dès sa création, le document est considéré comme une archive. Il n’y a pas de critère d’ancienneté comme il peut en exister dans d’autres législations. Le document naît archives et peu importe son degré d’achèvement. Par exemple, dans le domaine des archives scientifiques, une production prête à être divulguée engendre le plus souvent une masse de documents intermédiaires : textes des brouillons, croquis, relevés, carnets de laboratoire, etc. Ce sont, au sens de la loi, des archives publiques, même si leur collecte et leur accès posent des difficultés, notamment en raison du fait qu’elles ont, pour certaines, la qualité d’œuvres de l’esprit.

Quelle que soit sa forme : la forme qu’on a le plus souvent à l’esprit est l’écrit mais il existe bien d’autres supports d’information : l’audiovisuel, la photographie et aujourd’hui l’ensemble des nouveaux supports tels que le multimédia.
 

2) L’ entité organique

La loi du 3 janvier 1979, outre la référence au document, fait appel à une notion centrale dans la science archivistique : la notion de fonds d'archives constitué à partir d’une entité organique qui produit ou reçoit des documents dans le cadre de son activité.

Les documents produits ou reçus par une personne physique ou morale, publique ou privée : l’utilisation du pluriel dans le terme d’archives signale l’importance des fonds constitués à partir de la personne qui a produit ou reçu les documents, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale, d’un service ou organisme public ou privé. C'est à partir de la personne, du service ou de l'organisme que se formera le fonds d'archives. L'ensemble des archives qu'ils détiennent entre leurs mains, qu'ils en soient les producteurs ou encore qu'ils les aient reçus, par exemple les correspondances dont ils conservent copie mais également celles dont ils sont destinataires, forment ce que la science archivistique dénomme le fonds d’archives.

Dans l’exercice de son activité : les documents sont considérés comme archives lorsqu’ils ont été produits à l'occasion de l'exercice d'une activité, critère essentiel qui permettra de distinguer les archives privées et les archives publiques. C'est notamment l'accomplissement des activités reliées au fonctionnement du service public qui motive un régime spécifique de la masse des documents publics ainsi générés.
 

8.2.2. Les archives publiques

L'article 3 de la loi du 3 janvier 1979 définit les archives publiques et y rattache plusieurs catégories de documents.

En font partie :

« 1° Les documents qui procèdent de l'activité de l’État, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics ;

2° les documents qui procèdent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ;

3° les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels (...) ».

Pour l’essentiel, les archives publiques émanent d’organismes, services et personnes publics. Les établissements scolaires, les universités, les organismes de recherche sont producteurs d’archives publiques. Par ailleurs, certaines personnes physiques ou morales de droit privé sont également productrices d’archives publiques. Le critère de rattachement se rapporte au fait que ces personnes concourent à une mission de service public. Seuls les documents qui procèdent de cette activité sont des papiers publics. Une illustration de l’importance de ce critère peut être citée : les manuscrits conservés par la BNF à des fins patrimoniales ne sont pas des archives publiques pour la raison qu’ils n’ont pas été produits dans l’exercice de l’activité publique. On parle souvent d’archives, parce que ce sont de vieux documents intégrés dans les collections publiques. Mais, au sens de la loi, ils ne sont pas considérés comme tels.

Quelques exemples d’archives publiques :

— les documents produits ou reçus dans le cadre d'une administration centrale, d'une commune, d'un département ;

— les archives parlementaires et les archives judiciaires (qui obéissent cependant à des règles particulières en termes de communication) ;

— l’ensemble du personnel administratif et politique, du Président de la République aux élus locaux, en passant par leurs collaborateurs sont producteurs d’archives publiques ;

— les établissements publics, quelle qu'en soit la forme (administrative, industrielle ou commerciale).

Les difficultés de délimitation des archives publiques sont en partie du côté de la pratique. Un grand nombre d'archives émanant d’organismes publics ne sont pas collectées et donc consultées en qualité d'archives publiques. Laissés entre les mains du producteur, qui, dans certains cas, n'aura pas conscience qu'il produit des archives publiques, ces documents suivent, dans les faits, le régime des archives privées notamment quant à leur communication.

Les établissements de recherche en offrent un exemple significatif. Même si le CNRS est le seul établissement doté d'une mission des archives nationales, les documents émanant de l'activité scientifique sont loin d'être tous traités comme des archives publiques. Les chercheurs ont fréquemment le sentiment d'être en possession de documents privés, d’archives personnelles.

D’un certain point de vue, la collecte de l’ensemble des documents de la recherche et de l’enseignement semble très difficile à mettre en pratique de façon systématique.

Cet obstacle matériel se double d’une difficulté juridique. Le chercheur produit un travail dont le résultat bénéficie le plus souvent de la protection du droit d’auteur. Il détient un certain nombre de droits, est donc libre de divulguer son œuvre sous la forme et au moment qu’il aura déterminés, ou encore de ne pas la divulguer. Il dispose par ailleurs, en renfort dans l’exercice de son activité, d’une liberté statutairement consacrée. Ces différentes prérogatives sont susceptibles de contrarier les règles que suivent les archives publiques notamment en termes d’accès.
 

8.2.3. Les archives privées

Notion d’archives privées

La notion se définit en creux relativement à la catégorie des archives publiques. Seront archives privées l’ensemble des documents qui ne sont pas des archives publiques. Par exemple, toutes les archives des personnes privées, des entreprises privées ou privatisées, les archives associatives ou syndicales. Même lorsque l’État les a acquises en raison, par exemple, de leur intérêt historique, elles conservent leur statut d’archives privées. Elles sont dans les collections publiques mais pour autant n’en sont pas devenues des archives publiques. La raison en est que le caractère public ou privé des archives concerne exclusivement le régime de communication des documents. La question de la propriété est en ce sens inopérante dans la classification entre archives privées et archives publiques.

Le cas particulier des archives historiques

La loi du 3 janvier 1979 sur les archives prévoit également un mode de protection voisin de celui de la loi du 31 décembre 1913 en instituant un classement des archives historiques.

Aux termes de l’article 11 de la loi :

« Les archives privées présentant pour des raisons historiques un intérêt public peuvent être classées comme archives historiques »...

En dépit du fait que le texte ne fait référence qu’à l’intérêt historique, il ne semble pas qu’il faille apprécier plus restrictivement les raisons qui motivent la protection. Le caractère artistique ou littéraire pourrait très certainement fonder un classement.